Rakuten : repenser les collaborations internes pour booster l’innovation
Étude de cas
L’innovation, c’est l’ADN de Rakuten. Mais encore faut-il que les bonnes idées ne restent pas bloquées dans les tuyaux…
Le Rakuten Institute of Technology (RIT), centre de recherche interne du groupe, collabore avec différentes entités de l’entreprise pour améliorer ses produits et services. Le hic ? Ses collaborations avec les autres équipes étaient floues et peu structurées. Résultat : des chercheurs qui passent trop de temps à comprendre les besoins des autres équipes, des échanges parfois inefficaces et des innovations qui mettent trop longtemps à voir le jour.
La mission était donc simple (sur le papier) : repenser les collaborations internes pour gagner en efficacité sans freiner la créativité.
Client
Rakuten
Durée
3 mois
Services
Conduite du changement
Le défi : structurer les interactions sans rigidifier l’innovation
Le principal challenge ? Trouver le bon équilibre.
⚡ Pas assez de cadre → collaborations informelles, manque de clarté, perte de temps.
⚡ Trop de cadre → risque de bureaucratie, frein à la créativité.
Il fallait donc une méthode souple et pragmatique pour :
✅ Clarifier le rôle du RIT pour le rendre plus visible au sein de Rakuten.
✅ Maximiser l’impact des innovations en simplifiant leur mise en œuvre.
✅ Laisser les chercheurs se concentrer sur…la recherche.
L'approche : Assainir et co-construire avec les équipes
Notre stratégie s’est articulée autour de trois axes clés :
1. Comprendre l’existant et identifier les points de friction dans les collaborations
Nous avons organisé trois workshops avec plus de 50 participants, issus du RIT et de ses partenaires internes. L’objectif ? Cartographier les interactions actuelles et mettre en lumière les VRAIS obstacles qui freinaient la collaboration.
Pour ne pas rester en surface et faire ressortir les vérités profondes, on a défini l’idéal à atteindre, mis le doigts sur les grands à priori qui étaient là depuis des années, cartographié l’écosystème autour de l’équipe et aplani les soucis de communication non résolus. Nous avons couvert l’ensemble des domaines qui touchent à la vie professionnelle de l’équipe et ce travail en lui-même à fait beaucoup de bien à l’équipe.
2. Concevoir des solutions pragmatiques et actionnables
En analysant les retours des équipes, nous avons identifié quatre piliers stratégiques pour structurer les collaborations du RIT :
✔️ Une meilleure formalisation des attentes des partenaires.
✔️ Des outils de suivi pour mesurer l’efficacité des échanges.
✔️ Un processus simplifié pour initier et gérer les projets d’innovation.
✔️ Mieux communiquer sur le rôle du RIT pour qu’il soit perçu comme un vrai partenaire stratégique.
Les insights de cette phase de recherche ont permis de construire une approche logique en 4 axes
3. Déployer des solutions adaptées et mesurables
Grâce aux insights obtenus, nous avons collectivement conçu huit solutions complémentaires, pour transformer en profondeur la manière dont le RIT collabore avec le reste du groupe. Ces solutions ont toute en commun de rééquilibrer la technologie et l’humain dans la gestion de l’innovation.
Construire des relations de travail efficaces basées sur la confiance demande de l’implication de la part de chacun
Les workshops ont permis de mettre en lumière des solutions simples et des une volonté partagée d’impacter.
Résultats : un gain d’innovation mesurable
- +150% de visibilité pour le RIT dans son ecosystème : plus de collaborations et une meilleure reconnaissance interne.
- 11 jours récupérés par projet : soit un gain de 20% de temps pour les chercheurs, leur permettant de se concentrer sur l’innovation.
- 55 000€ d’économies annuelles, grâce à une meilleure efficacité organisationnelle.
✨ Témoignage du client
"We decided to launch a study using Design Thinking methods, about how to improve the relationships between RIT and the teams we partner with. We wanted to involve RIT team members as well as our partners and it was not obvious how far we would be able to do that, but the degree of involvement, the interest of the participants and the outcome of the study were far beyond our expectations."
— Head of RIT Paris
Ce qu’on en retient : mieux collaborer, c’est innover plus vite
Ce projet nous a prouvé une chose essentielle : une bonne idée n’a de valeur que si elle est bien mise en œuvre. Une meilleure structuration des collaborations internes peut avoir un impact direct sur la productivité et l’innovation.
Les facteurs clés de succès incluent :
✅ Clarifier les rôles et responsabilités pour fluidifier les interactions : tout le monde doit savoir où il va.
✅ S’appuyer sur des outils de suivi et de mesure pour évaluer l’impact des projets.
✅ Fédérer et changer la culture interne passe par une communication active et transparente
✅ Donner du cadre sans brider : il n’y a pas de solution sur-mesure, il faut écouter attentivement les équipes pour trouver un bon équilibre entre liberté et structuration.
Six mois après la conclusion de ce projet, les membres du RIT Paris continuent de bénéficier des échanges et des partages. Les solutions conçues sont en train d’être mises en œuvre.